Apa sebenarnya arsip itu?

Definisi arsip menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah "dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi."

Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk serta media, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat maupun perseorangan, dalam rangka melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.”

Jadi kata kuncinya, arsip adalah dokumen atau rekaman kegiatan atau peristiwa. Bentuknya bisa berbagai macam. Bisa berupa tulisan, audio, maupun visual.

Manfaat arsip

Manfaat arsip adalah (1) Sebagai sumber informasi; (2) Sebagai sumber yuridis; (3) Sebagai sumber sejarah; (4) Sebagai sumber ilmu pengetahuan.

Arsip menyimpan informasi yang berharga. Informasi ini dapat digunakan untuk penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan, dan inovasi. Arsip memberikan akses kepada data historis.

Arsip berfungsi sebagai bukti hukum yang sah. Arsip menjadi referensi penting dalam menyelesaikan sengketa hukum, verifikasi hak kepemilikan, dll.

Arsip adalah sumber utama untuk mendokumentasikan sejarah. Arsip menyimpan catatan, dokumen, dan artefak yang mengabadikan peristiwa, kebijakan, dan keputusan masa lalu.

Dalam konteks pemerintahan dan organisasi, arsip mendukung fungsi administrasi dengan menyediakan catatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan yang efektif. Arsip membantu memastikan kontinuitas operasi saat terjadi perubahan personel atau restrukturisasi organisasi.

Arsip juga bagian penting dari warisan budaya. Arsip melestarikan karya seni, sastra, film, musik, dan dokumen lainnya Arsip ini penting untuk menjaga keberlanjutan warisan budaya.

Gerakan tertib arsip dan sejarah desa

Mengingat pentingnya arsip dalam tata kelola pemerintahan desa, pada tahun 2022 lalu Kementerian Desa PDTT bekerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mengeluarkan kebijakan tentang Gerakan Tertib Arsip dan Sejarah Desa.

Kebijakan ini adalah implementasi dari SDGs Desa, bagian dari pencapaian sasaran-sasaran SDGs Desa Tujuan ke-16 Desa Damai Berkeadilan dan tujuan ke-18 Kelembagaan Desa Dinamis dan Budaya Desa Adaptif.

Dalam webinar tentang Gerakan Tertib Arsip dan Sejarah Desa, Kepala ANRI, Imam Gunarto, mengungkapkan bahwa gerakan ini memiliki beberapa urgensi, di antaranya karena desa merupakan ujung tombak pembangunan dan layanan publik.

Negara hadir untuk rakyatnya dimulai pada penyelenggaraan layanan publik di desa, sehingga arsip yang tercipta dari kegiatan pemerintahan, pembangunan dan pemberdayaan di desa perlu dikelola dengan baik.

Dengan adanya desa yang tertib dalam pengelolaan arsip, dapat tercipta pula memori desa sehingga dapat memperpanjang ingatan dan sejarah desa.

Sementara itu, Duta Arsip Indonesia, Rieke Dyah Pitaloka, menyampaikan pentingnya tertib arsip di desa untuk mempermudah mencari dan merekam data pembangunan yang dilaksanakan di desa.

Menurutnya, pembangunan dimulai dari desa. Desa adalah awal perjuangan dan pusat peradaban. Pembangunan desa yang demokratis salah satunya berbasis pada data yang akurat. Data ini bersumber dari arsip desa. (SJ)